e-Arsip

Languages: HTML CSS JS PHP SQL

Status: Online

Have any project in mind?

Deskripsi

e-Arsip adalah aplikasi berbasis web yang dibangun dengan Laravel 11 untuk mengelola arsip dan surat secara digital. Aplikasi ini dirancang untuk mempermudah proses pembuatan, pelacakan, pengarsipan, dan verifikasi dokumen dengan sistem yang aman, cepat, dan efisien. Dengan integrasi QR Code, histori aktivitas, dan peran pengguna (role-based access), e-Arsip menghadirkan pengelolaan dokumen yang modern, transparan, dan mudah diakses oleh seluruh lapisan organisasi.

e-Arsip ini dikembangkan sebagai solusi atas permasalahan yang temukan selama menjalani Praktik Kerja Lapangan (PKL) di CV Putra Panggil Jaya. Melalui sistem berbasis web ini, proses manajemen pengarsipan surat dapat dilakukan secara otomatis, efisien, dan terstruktur, dengan dukungan fitur-fitur modern seperti QR Code, pencarian data cepat, pelacakan aktivitas (history), restore data yang terhapus, hingga personaliasi profil dan pengelolaan hak akses berdasarkan role.

Website ini tidak hanya menjawab kebutuhan akan sistem pengarsipan yang lebih baik di CV Putra Panggil Jaya, tetapi juga dapat dikembangkan lebih lanjut dan diterapkan di berbagai perusahaan dengan kebutuhan serupa.

Fitur

Login Aman dan Middleware
e-Arsip menggunakan sistem otentikasi yang kuat dengan enkripsi password hashing untuk menjaga kerahasiaan informasi pengguna. Akses ke setiap halaman dijaga dengan middleware, sehingga hanya pengguna yang memiliki hak akses sesuai peran (role) yang dapat melihat dan memanipulasi data tertentu. Ini memastikan keamanan tingkat tinggi dalam pengelolaan data sensitif.
Database MySQL
Semua data penting seperti informasi arsip, surat, staff, hingga riwayat aktivitas tersimpan secara rapi dalam sistem database MySQL. Struktur data yang efisien memungkinkan aplikasi bekerja dengan cepat dan dapat menangani volume data besar dengan stabilitas tinggi.
Multi Role Access Control
Tersedia 3 tingkat akses pengguna dengan batasan dan tanggung jawab yang berbeda:
1. Super Admin
  Memiliki akses penuh atas sistem, seperti mengelola seluruh data arsip, surat, kategori, divisi, staff, serta memiliki otoritas untuk mengubah status surat (pending atau approve). Juga dapat mengelola user dari semua role.
2. Admin
  Role ini berwenang untuk mengelola divisi, kategori, data arsip, surat, serta staff. Namun pada pengelolaan staff, Admin hanya bisa mengelola staff yang memiliki role User dan Guest.
3. User
  Role ini memiliki akses terbatas yang ditujukan untuk mengelola surat seperti surat masuk, keluar, notulen, faktur, serta notulen.
4. Guest
  Role ini hanya bisa mengakses scan QR Code untuk memverifikasi legalitas surat.
Dashboard Interaktif
Dilengkapi dengan visualisasi data dinamis, dashboard menampilkan statistik yang informatif dengan menggunakan Chart.js. Pengguna dapat melihat total surat berdasarkan kategori dan status surat secara intuitif dalam bentuk grafik dan diagram.
Manajemen Divisi, Kategori, Arsip, Surat, dan Staff
e-Arsip menyediakan sistem manajemen data yang lengkap dan terstruktur, memungkinkan pengguna dengan peran tertentu untuk mengelola berbagai elemen penting dalam sistem pengarsipan:
1. Divisi
  Super Admin dan Admin dapat membuat, mengedit, dan menghapus divisi-divisi sesuai struktur organisasi, seperti nama divisi, tempat, dan status.
2. Kategori
  Kategori digunakan untuk mengelompokkan jenis surat atau arsip berdasarkan klasifikasi tertentu. Super Admin dan Admin dapat mengelola kategori ini, termasuk menambah, mengedit, atau menghapus kategori sesuai kebutuhan instansi. Sedangkan User, hanya bisa memilih kategori untuk dimasukkan pada data surat.
3. Arsip
  Arsip adalah tempat penyimpanan dokumen. Super Admin dan Admin memiliki kontrol penuh untuk menambahkan arsip baru, memperbarui informasi, atau menghapus arsip yang tidak relevan. Sedangkan User, hanya bisa melihat dan menambahkan surat di dalam arsip.
4. Surat
  Pengelolaan surat mencakup pembuatan surat masuk, keluar, notulen, faktur, dan memo. User dapat membuat surat dan memanfaatkannya dengan template otomatis.
5. Staff
  Pengelolaan data staff mencakup pembuatan, pengeditan, penghapusan, serta pengaturan hak akses berdasarkan role. Admin hanya dapat mengelola staff dengan role User dan Guest, sedangkan Super Admin bisa mengelola semua level staff (Guest, User, Admin, dan Super Admin).
Pencarian dan Filter
e-Arsip dilengkapi dengan DataTables, plugin interaktif berbasis JavaScript yang mempermudah pengguna dalam mengelola dan menavigasi data dalam jumlah besar secara efisien.
QR Code dan Scanner
Setiap surat memiliki QR Code unik yang dapat dipindai menggunakan scanner langsung dari aplikasi. Fitur ini mempercepat proses pelacakan dan validasi surat.
Template Surat
e-Arsip dilengkapi dengan fitur template surat. Pengguna hanya perlu mengisikan isi suratnya saja. Kop surat, nomor surat, kategori surat sudah di-generate secara otomatis.
Cetak Surat
Pengguna dapat mencetak surat dari hasil scan QR Code dalam format yang rapi dan siap digunakan untuk keperluan dokumentasi fisik atau pengarsipan digital. Format laporan dirancang profesional dan mudah dibaca.
Riwayat Aktivitas
Setiap tindakan pengguna, seperti menambah, mengedit, atau menghapus data akan otomatis terekam di fitur history. Ini mendukung kebutuhan audit dan pelacakan aktivitas secara transparan.
Restore Data
Jika data penting seperti arsip atau surat terhapus secara tidak sengaja, User, Admin atau Super Admin dapat mengembalikannya dengan fitur restore. Hal ini menjaga agar data tidak hilang permanen dan memberikan perlindungan ekstra terhadap kesalahan pengguna.
Progressive Web Application (PWA)
e-Arsip mendukung teknologi PWA, yang memungkinkan pengguna mengunduh aplikasi langsung dari browser ke perangkat desktop maupun mobile. Setelah diinstal, aplikasi ini dapat digunakan seperti aplikasi native.

e-Arsip